NHO har besluttet å avvikle produktet Digitale håndbøker. For virksomheter som bruker løsningen i dag, betyr det at personalhåndboken eller HMS-håndboken må flyttes til en annen løsning eller forvaltes på en ny måte.
De eksisterende håndbøkene vil være tilgjengelige til og med 1. januar 2027. NHO opplyser samtidig at innholdet vil holdes oppdatert med relevante lovendringer frem til løsningen avsluttes.
Det kan virke som en god tid, men virksomheter med mye egenutviklet innhold bør begynne planleggingen tidlig.
Hva skjer med innholdet i håndboken?
Innholdet blir ikke automatisk overført til en ny leverandør.
NHO tilbyr ikke automatisk eksport eller migrering til andre håndboksystemer. Virksomheten må derfor selv laste ned håndboken og sørge for at innholdet blir tatt vare på og flyttet til en ny løsning. NHO anbefaler at håndboken lastes ned som PDF mens den fortsatt er tilgjengelig.
Det er særlig viktig å sikre innhold som virksomheten selv har lagt til, for eksempel:
- Personalrutiner og interne retningslinjer
- HMS-prosedyrer og beredskapsplaner
- Informasjon om arbeidstid, ferie og permisjoner
- Retningslinjer for bruk av IT-utstyr og informasjonssikkerhet
- Skjemaer, maler og vedlegg
- Egne kapitler og virksomhetsspesifikke bestemmelser
En PDF er et godt utgangspunkt for å bevare innholdet, men fungerer ikke nødvendigvis godt som en langsiktig digital håndbok. Innholdet må fortsatt struktureres, kvalitetssikres, oppdateres og gjøres enkelt tilgjengelig for ansatte og ledere.
Hvem har ansvaret for at håndboken er oppdatert?
Når innholdet flyttes ut av NHOs løsning, er det virksomheten selv som har ansvar for at håndboken er korrekt, oppdatert og tilpasset egen drift.
NHO vil gjøre standardinnhold tilgjengelig gjennom Arbinn i en overgangsperiode, men virksomheten må selv vurdere hvilke endringer som er relevante, og sørge for at disse blir implementert i egen håndbok.
Det er derfor ikke nok å laste ned dagens håndbok og lagre den som et statisk dokument. Virksomheten bør også avklare:
- Hvem som skal være ansvarlig for innholdet
- Hvordan lovendringer skal følges opp
- Hvem som kan redigere og publisere
- Hvordan ansatte skal få tilgang
- Hvordan tidligere versjoner og endringer skal dokumenteres
- Hvordan håndboken skal tilpasses ulike roller og deler av virksomheten
Start migreringen før utgangen av 2026
En god overgang handler om mer enn å kopiere tekst fra ett system til et annet.
Før dere velger ny løsning, bør dere gjennomgå dagens håndbok og vurdere:
1. Hvilket innhold skal videreføres?
Ikke alt innhold trenger nødvendigvis å bli med videre. Overgangen kan brukes til å rydde bort utdaterte rutiner, duplikater og informasjon som ikke lenger er relevant.
2. Hva må oppdateres?
Kontroller at lovhenvisninger, kontaktinformasjon, roller, ansvarsområder og interne rutiner fortsatt er korrekte.
3. Hvordan skal innholdet struktureres?
En digital håndbok bør gjøre det enkelt for ansatte og ledere å finne riktig informasjon. God struktur, tydelige kapitler og et effektivt søk er derfor viktig.
4. Hvem skal ha tilgang?
Noe innhold kan være relevant for alle ansatte, mens annet innhold kun skal være tilgjengelig for ledere, HR eller bestemte deler av virksomheten.
5. Hvem skal forvalte håndboken?
Det bør være tydelig hvem som kan redigere, kvalitetssikre og publisere innholdet etter at den nye løsningen er tatt i bruk.
Peoplefy – en moderne løsning for digitale håndbøker
Peoplefy er utviklet av Digitaliq og samler personalhåndbok, lederhåndbok og HMS-håndbok i én digital løsning.
Løsningen er tilgjengelig på mobil, nettbrett og PC og gjør det enkelt for ansatte å finne rutiner, retningslinjer og annen viktig informasjon. HR, ledere og redaktører kan samtidig administrere og publisere innhold uten teknisk kompetanse.
Peoplefy tilbyr blant annet:
- Personalhåndbok, lederhåndbok og HMS-håndbok
- Søk på tvers av håndbøkene
- Rolle- og tilgangsstyring
- Sikker innlogging med blant annet Microsoft Entra ID
- Versjonering, utkast og kontrollert publisering
- Tilpasning til virksomhetens profil og struktur
- KI-assistent som hjelper brukerne med å finne svar i håndboken
- Integrasjon med Lovdata
- Tilgang via mobil og web
- API-er og muligheter for integrasjon med andre systemer
KI-assistenten kan svare på spørsmål basert på virksomhetens egne håndbøker og vise brukeren tilbake til innholdet som svaret bygger på. Det gjør informasjonen enklere å finne, samtidig som håndboken fortsatt er den sentrale informasjonskilden.
Vi hjelper dere med overgangen
Digitaliq kan bistå med hele eller deler av migreringen fra NHOs Digitale håndbøker til Peoplefy.
Prosessen kan blant annet omfatte:
- Kartlegging av eksisterende håndbøker og dokumenter
- Gjennomgang og strukturering av innholdet
- Migrering og konvertering til Peoplefy
- Tilpasning til virksomhetens profil, roller og behov
- Kvalitetssikring i et testmiljø
- Publisering, opplæring og videre oppfølging
Ved behov kan vi også koordinere bistand innen HR, arbeidsrett, HMS og innholdsarbeid gjennom våre samarbeidspartnere.
Har dere en håndbok hos NHO i dag?
Da anbefaler vi at dere allerede nå laster ned den nyeste publiserte versjonen og begynner å planlegge overgangen.
Vi tilbyr en uforpliktende gjennomgang av dagens håndbok og kan hjelpe dere med å vurdere:
- Hvor omfattende migreringen vil være
- Hvilket innhold som bør videreføres
- Hvordan håndboken kan struktureres i Peoplefy
- Hvilken bistand virksomheten trenger
- Hvordan overgangen kan gjennomføres før NHOs løsning avsluttes
Ta kontakt med Digitaliq for en demonstrasjon av Peoplefy eller en uforpliktende migreringsvurdering.
Les mer om Peoplefy og bestill en demonstrasjon på Peoplefy.no.
