Hva slags informasjon må inkluderes i en redegjørelse for åpenhetsloven?

Hva slags informasjon må inkluderes i en redegjørelse for åpenhetsloven?
En omfattende guide til å forstå, forberede og presentere den nødvendige dokumentasjonen

Innholdsfortegnelse

1. Innledning
2. Bakgrunn for åpenhetsloven
3. Hva er en redegjørelse for åpenhetsloven?
4. Hvorfor er redegjørelsen viktig?
5. Overordnede krav og retningslinjer
6. Hva slags informasjon skal inkluderes i redegjørelsen?
   1. Virksomhetens organisering, drift og forankring av ansvar
   2. Kartlegging og risikovurdering i leverandørkjeden
   3. Rutiner, retningslinjer og tiltak for å hindre brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
   4. Resultater og forbedringstiltak
   5. Interessentinvolvering og dialog
7. Konsekvenser av mangelfull redegjørelse
8. Slik skriver du en troverdig og gjennomsiktig redegjørelse
9. Tips til ytterligere forbedring og oppfølging
10. Oppsummering og videre steg

1. Innledning

Åpenhetsloven (offisielt kalt Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold) trådte i kraft i Norge 1. juli 2022. Loven har som formål å fremme virksomheters åpenhet om produksjonsforhold og sikre at menneskerettighetene blir ivaretatt i alle deler av leverandørkjeden. Dette inkluderer alt fra egen virksomhet til eksterne leverandører, samarbeidspartnere og eventuelle underleverandører.

Som en del av lovens krav skal større virksomheter (og i noen tilfeller mellomstore foretak) utarbeide en offentlig redegjørelse – ofte kalt en “Åpenhetsloven-redegjørelse” eller “due diligence-rapport” – som gjør det mulig for kunder, myndigheter, investorer og andre interessenter å forstå hvordan selskapet jobber med å identifisere, forebygge og håndtere brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

I dette blogginnlegget vil vi besvare spørsmålet: “Hva slags informasjon må inkluderes i en redegjørelse for åpenhetsloven?” Vi vil gå gjennom både de lovpålagte kravene og beste praksis for å sikre at rapporten din oppfyller alle nødvendige krav. Målet er å gi deg en oversikt som gjør at du og din virksomhet kan være best mulig forberedt på å utarbeide – og kontinuerlig forbedre – en fullgod redegjørelse for åpenhetsloven.

2. Bakgrunn for åpenhetsloven

For å forstå betydningen av redegjørelsen, er det viktig å ha litt kontekst om bakgrunnen for åpenhetsloven. Denne loven kom som en naturlig videreføring av internasjonale initiativer som FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Dette regelverket stiller krav om at virksomheter skal iverksette aktsomhetsvurderinger, også kalt due diligence-prosesser, med hensyn til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Viktige milepæler i lovarbeidet

• FNs veiledende prinsipper (UNGP)
  Vedtatt av FNs menneskerettighetsråd i 2011. Prinsippene legger grunnlaget for hvordan stater og selskaper skal jobbe for å respektere menneskerettighetene.

• OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper
  Gir anbefalinger for ansvarlig næringsliv, blant annet ved å stille krav om at selskaper må identifisere, forebygge og rapportere om eventuelle menneskerettighetsbrudd.

• Åpenhetsloven i Norge
  Vedtatt av Stortinget for å styrke gjennomsiktighet og ansvarlighet i norsk næringsliv. Trådte i kraft 1. juli 2022.

3. Hva er en redegjørelse for åpenhetsloven?

En redegjørelse for åpenhetsloven er i praksis en offentlig rapport der selskapet gir innsyn i hvordan det arbeider med å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i alle deler av virksomheten. Dette innebærer:

• Identifisering av risikoer: Beskrivelse av hvilke uønskede forhold eller risikofaktorer som kan ha innvirkning på menneskerettigheter og arbeidsforhold.
• Risikohåndtering: Hvordan virksomheten jobber med å forebygge, redusere eller eliminere risikoene som er identifisert.
• Oppfølging og kontroll: Hvordan virksomheten overvåker og evaluerer effekten av sine tiltak, samt hvordan de kontinuerlig forbedrer sine rutiner.
• Involvering av interessenter: Selskapets dialog med fagforeninger, organisasjoner, leverandører og andre relevante parter for å få en mest mulig helhetlig tilnærming.

Denne redegjørelsen er ikke et engangsprosjekt; den skal oppdateres jevnlig, slik at alle endringer, forbedringer og ny kunnskap kommer tydelig frem. På denne måten sikres det at selskapets innsats for åpenhet og ansvarlighet er både dynamisk og i tråd med lover, retningslinjer og beste praksis.

4. Hvorfor er redegjørelsen viktig?

Utover det faktum at redegjørelsen er lovpålagt for en rekke virksomheter, er det flere grunner til at dette dokumentet er viktig:

1. Lovkrav og sanksjoner: Unnlatelse av å levere en redegjørelse som møter kravene i åpenhetsloven kan føre til bøter og andre strafferettslige reaksjoner.
2. Reputasjon og merkevare: Selskaper som er åpne om menneskerettigheter og arbeidsforhold, bygger tillit hos kunder og investorer.
3. Risiko- og krisehåndtering: En grundig kartlegging av leverandørkjeden og kontinuerlig oppfølging gir bedre forståelse av hvor problemene kan oppstå, og reduserer sannsynligheten for store skandaler.
4. Langsiktig bærekraft og lønnsomhet: Gjennomsiktighet og ansvarlighet er stadig viktigere konkurransefortrinn i dagens globale marked. Å investere i en solid due diligence-prosess kan på sikt også gi økt lønnsomhet.

5. Overordnede krav og retningslinjer

Åpenhetsloven har noen overordnede krav som virksomheter må oppfylle for å sikre at redegjørelsen er dekkende, relevant og rettidig:

• Offentliggjøring: Redegjørelsen skal være offentlig tilgjengelig, ofte via selskapets nettsider.
• Årlig publisering: De fleste virksomheter som omfattes av loven, er pålagt å publisere redegjørelsen årlig (innen 30. juni).
• Oppdatering ved vesentlige endringer: Dersom det skjer større strukturelle eller organisatoriske endringer, bør redegjørelsen oppdateres.
• Helhetlig og etterprøvbar informasjon: Redegjørelsen skal ikke bare være en overfladisk framstilling. Den bør gi konkrete beskrivelser av hvordan virksomheten identifiserer, håndterer og rapporterer om risiko.
• Saklighet og gjennomsiktighet: Det forventes at selskaper er åpne om sine funn, sine utfordringer og hvordan de jobber med problemene.

6. Hva slags informasjon skal inkluderes i redegjørelsen?

Kjernen i spørsmålet “Hva slags informasjon må inkluderes i en redegjørelse for åpenhetsloven?” ligger i å vise at selskapet faktisk har iverksatt de nødvendige tiltakene for å identifisere og forhindre brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Nedenfor går vi gjennom de viktigste punktene du bør ha med.

6.1 Virksomhetens organisering, drift og forankring av ansvar

Det første steget i redegjørelsen er å beskrive hvordan virksomheten er strukturert, hvordan ansvar for oppfølging av åpenhetsloven er fordelt, og hvilke interne retningslinjer som finnes. Denne delen bør inkludere:

• Selskapets struktur: Har selskapet avdelingskontorer i utlandet? Er det et morselskap med flere datterselskaper?
• Styringssystemer og ledelsens engasjement: Hvordan er menneskerettighetsarbeidet forankret i toppledelsen? Hvilke interne fora eller komiteer har ansvaret?
• Ressurser og kompetanse: Hvilket team eller hvilke roller har spesifikt ansvar for åpenhetsloven og due diligence-prosesser? Har de fått opplæring og nødvendig støtte?
• Interne styringsdokumenter: Retningslinjer og policyer knyttet til etikk, bærekraft, anti-korrupsjon, varsling osv.

Denne informasjonen viser at virksomheten tar åpenhetsloven på alvor og at arbeidet er forankret i en robust struktur.

6.2 Kartlegging og risikovurdering i leverandørkjeden

Det neste – og kanskje viktigste – aspektet av redegjørelsen er å beskrive hvordan selskapet kartlegger og vurderer risiko i leverandørkjeden. For å oppnå dette bør du svare på følgende:

1. Omfang av leverandørkjeden: Hvor mange leverandører har dere? Finnes det leverandører i land eller bransjer med høy risiko for menneskerettighetsbrudd?
2. Metoder for risikovurdering: Bruker dere anerkjente verktøy eller standarder (f.eks. TransparencyGate)? Gjennomføres det revisjoner, leverandørbesøk eller intervjuer?
3. Identifiserte risikoområder: Har selskapet funnet konkrete funn av brudd på menneskerettigheter eller uanstendige arbeidsforhold? Hvordan ble dette avdekket?
4. Prioritering av risiko: Beskriv hvilke risikoområder dere anser som mest alvorlige, og hvorfor de er prioritert.

En god risikovurdering er avgjørende for at øvrige tiltak skal være målrettede og effektive. Ved å vise at selskapet har en grundig metodikk for å identifisere og prioritere risiko, gir dere alle interessenter et tydelig bilde av hva slags utfordringer dere står overfor – og ikke minst hvordan dere planlegger å løse dem.

6.3 Rutiner, retningslinjer og tiltak for å hindre brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Etter at risikoene er kartlagt, er neste steg å beskrive hvilke rutiner, retningslinjer og tiltak virksomheten har etablert for å hindre eller mitigere uønskede forhold. Dette kan omfatte:

• Retningslinjer for leverandører: Har dere etiske retningslinjer eller “Supplier Code of Conduct” som leverandørene må signere?
• Oppfølging av leverandører: Hvordan sørger dere for at leverandørene faktisk etterlever retningslinjene? Gjennomføres det for eksempel stikkprøver, fabrikkbesøk eller tredjepartsrevisjoner?
• Tiltak ved brudd: Hva gjør dere dersom dere avdekker uregelmessigheter eller brudd hos en leverandør? Har dere en handlingsplan som skisserer konkrete reaksjoner (f.eks. midlertidig pause i samarbeidet, krav om forbedringstiltak eller heving av kontrakt)?
• Intern opplæring og bevisstgjøring: Hvordan sikrer dere at ansatte i egen organisasjon er kjent med og forstår selskapets forpliktelser og rutiner?

Formålet med dette punktet er å vise at selskapet har et proaktivt og systematisk opplegg for å unngå at menneskerettigheter krenkes og at arbeidsforhold blir uanstendige.

6.4 Resultater og forbedringstiltak

I en redegjørelse for åpenhetsloven er det ikke nok å bare vise til retningslinjer og prosedyrer. For å tydeliggjøre hvordan disse praksisene fungerer, er det viktig å presentere konkrete resultater og eksempler:

• Status for gjennomførte kontroller: Hvor mange leverandører har blitt kontrollert eller revidert det siste året? Var det funn av avvik, og i så fall hvilke?
• Konkrete forbedringstiltak: Dersom avvik ble avdekket, hvilke tiltak ble iverksatt for å rette opp i forholdene?
• Effektmåling: Hvordan måler dere effekten av tiltakene over tid? Har det vært en nedgang i antall registrerte brudd?

Ved å kvantifisere og kvalifisere resultatene gir dere et bilde av om arbeidet faktisk bærer frukter. En åpen og ærlig fremstilling av både utfordringer og fremskritt bidrar til tillit og troverdighet.

6.5 Interessentinvolvering og dialog

Et annet viktig punkt er hvordan virksomheten involverer ulike interessenter i sitt arbeid med åpenhetsloven:

• Interessentkartlegging: Hvem anser dere som de viktigste interessentene (kunder, ansatte, lokalsamfunn, leverandører, NGO-er, investorer)?
• Dialog og samarbeidsformer: Hvordan kommuniserer dere med disse interessentene, og hvordan involveres de i risikovurderinger og oppfølging av tiltak?
• Varslingskanaler og klagemekanismer: Har virksomheten en åpen, anonym og tilgjengelig varslingskanal for bekymringer og tips?

Hensikten er å synliggjøre at virksomheten ikke jobber i et vakuum, men tvert imot samarbeider med eksterne aktører for å identifisere og løse problemer på en konstruktiv måte.

7. Konsekvenser av mangelfull redegjørelse

Dersom en virksomhet ikke følger kravene til innhold og offentliggjøring i åpenhetsloven, kan dette få en rekke negative konsekvenser:

1. Sanksjoner fra myndighetene: Forbrukertilsynet og andre tilsynsmyndigheter har myndighet til å ilegge overtredelsesgebyr dersom selskapene ikke oppfyller kravene.
2. Tillitstap og negativ publisitet: Manglende åpenhet kan svekke selskapets omdømme hos kunder, partnere og investorer.
3. Økte forretningsmessige risikoer: Uten en solid due diligence-prosess kan selskapet stå overfor uforutsette leverandørskandaler, rettslige søksmål eller andre uheldige situasjoner som rammer bunnlinjen.
4. Intern uro: Ansatte og ledelse kan oppleve økt stress og konflikter dersom det ikke finnes klare retningslinjer for hvordan uønskede forhold håndteres.

8. Slik skriver du en troverdig og gjennomsiktig redegjørelse

Når du har satt deg inn i kravene til innhold og struktur, er neste steg å faktisk skrive redegjørelsen. Her er noen gode råd:

1. Bruk et lett tilgjengelig språk: Unngå unødvendig byråkratisk språkbruk og tekniske forkortelser. Forklar heller begreper og prosesser på en måte som alle kan forstå.
2. Vær spesifikk og konkret: Gi eksempler og tall der det er mulig. I stedet for å si “Vi gjennomførte flere revisjoner”, si “Vi gjennomførte 10 revisjoner i Kina og 5 i Vietnam i perioden januar–juni 2024, der vi fant følgende avvik…”.
3. Fortell om feil og mangler: Troverdighet bygges ved å være åpen også om det som ikke er perfekt. Dersom dere har oppdaget alvorlige feil, bør dette beskrives, sammen med tiltakene som er iverksatt.
4. Strukturer innholdet logisk: En redegjørelse for åpenhetsloven kan med fordel følge en kronologisk prosess:
   1. Kartlegging
   2. Vurdering av risiko
   3. Tiltak og oppfølging
   4. Resultater
   5. Forbedringsområder
5. Design og formatering: Gjør dokumentet oversiktlig, bruk overskrifter, avsnitt og punktlister. Legg gjerne ved grafer eller diagrammer for å illustrere funn.
6. Lenker til eksterne kilder: Dersom dere henviser til eksterne retningslinjer eller forskrifter, legg inn klikkbare lenker.

9. Tips til ytterligere forbedring og oppfølging

En redegjørelse for åpenhetsloven er ikke bare en statisk rapport – det er en del av et kontinuerlig forbedringsarbeid. For å sørge for at virksomheten holder tritt med nye krav og beste praksis, kan dere vurdere følgende:

• Automatisering og digitale verktøy: Det finnes i dag flere digitale løsninger som kan forenkle datainnsamling, risikovurdering og rapportering. Særlig innen leverandørkontroll og anbudsprosesser kan dette spare mye tid. 
  (f.eks. TransparencyGate)
• Ekstern revisjon: Vurder å leie inn en tredjepartsrevisor for å kvalitetssikre redegjørelsen og kontrollere om tiltakene faktisk er effektive.
• Benchmarking: Se til konkurrenter og bransjeledere for å sammenligne deres rapporter. Hent inspirasjon fra beste praksis og identifiser hvordan dere kan gjøre det bedre.
• Opplæring og kapasitetsbygging: Tilby jevnlig opplæring om menneskerettigheter og arbeidsrett til ansatte, spesielt de som har ansvar for innkjøp og leverandørdialog.
• Årlig evaluering og oppdatering: Sett av faste tidspunkter i året for å revidere mål, tiltak og retningslinjer. Oppdater redegjørelsen slik at den alltid gjenspeiler gjeldende praksis.

10. Oppsummering og videre steg

Å skrive en redegjørelse for åpenhetsloven er en prosess som krever både oversikt og dybdekunnskap. Du skal kunne vise hva slags risiko virksomheten står overfor, hvilke tiltak som er iverksatt, og hvordan resultatene følges opp. Denne prosessen er ikke en formalitet, men en integrert del av selskapets samfunnsansvar og risikohåndtering.

La oss ta et siste overblikk over de viktigste punktene du bør huske:

1. Forankring i ledelsen: Sørg for at toppledelsen er engasjert og at ansvaret for åpenhetsloven er tydelig plassert i organisasjonen.
2. Omfattende risikovurdering: Identifiser risiko i alle ledd av leverandørkjeden, og vær åpen om metodikken som brukes.
3. Tydelige og målbare tiltak: Ha konkrete planer og prosedyrer for hvordan risiko håndteres, og vis til dokumenterte resultater.
4. Kontinuerlig forbedring: Oppdater redegjørelsen jevnlig og sørg for at den hele tiden gjenspeiler nåværende praksis og utfordringer.
5. Kommuniser åpent: Gjør redegjørelsen lett tilgjengelig for alle interessenter, og bruk et språk og en struktur som gjør den enkel å lese og forstå.

Målet er å oppfylle lovkravene, men også å skape en løpende, transparent dialog med alle interessenter om hvordan virksomheten kontinuerlig forbedrer sine rutiner. Åpenhetsloven handler om mer enn bare å unngå straff; den er et verktøy for å bygge sunnere forretningsprosesser og et mer bærekraftig samfunnsengasjement.

Videre steg kan være:

• Gjennomfør en GAP-analyse: Kartlegg hvor virksomheten står i dag, og hva som gjenstår for å oppfylle alle kravene i åpenhetsloven.
• Implementer digitale verktøy: Vurder å ta i bruk dedikerte plattformer for leverandøroppfølging og rapportering. (f.eks. TransparencyGate)
• Ta kontakt med eksperter eller bransjeorganisasjoner: Dersom intern kompetanse er begrenset, kan ekstern fagkunnskap være avgjørende for å løfte arbeidet.
• Engasjer hele organisasjonen: Sørg for at alle relevante avdelinger – innkjøp, salg, HR, kommunikasjon – bidrar med sine perspektiver.

På denne måten vil du ikke bare oppfylle kravene i åpenhetsloven, men også sikre at virksomheten går styrket ut av prosessen. Å være åpen og vise et ekte engasjement for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gagner alle parter: bedriften, kundene, de ansatte, leverandørene og samfunnet for øvrig.

Avsluttende kommentarer

I en tid hvor interessenter, myndigheter og samfunnet generelt setter stadig høyere krav til bærekraft, etikk og åpenhet, er redegjørelse for åpenhetsloven en gyllen mulighet til å vise at man tar samfunnsansvar på alvor. En solid og grundig redegjørelse handler ikke bare om å “krysse av” for et lovkrav – det er en mulighet til å bygge mer robust internkultur, styrke tilliten blant kunder og partnere, og unngå kostbare skandaler og konflikter i fremtiden.

Forhåpentligvis gir denne guiden deg et godt grunnlag for å forstå hva slags informasjon som må inkluderes i en redegjørelse for åpenhetsloven. Ved å følge punktene og anbefalingene over, er du på god vei mot en gjennomarbeidet rapport som tåler både offentlighetens og myndighetenes gransking, og som samtidig bidrar til virksomhetens langsiktige suksess.

Med riktig forståelse og riktig prosess vil redegjørelsen deres for åpenhetsloven bli et verktøy for forbedring, åpenhet og tillitsbygging, som kan sette en ny standard i egen bransje og inspirere andre til å følge etter. Lykke til med arbeidet!