Det er slått fast i arbeidsmiljøloven § 2 A-6 at arbeidsgivere i virksomheter med fem eller flere ansatte, plikter å tilrettelegge for at ansatte og innleide kan varsle om kritikkverdige forhold. Varslingsrutinene må tilrettelegge for at varsling kan skje direkte gjennom verneombud, tillitsvalgte eller andre i bedriften. Gjennom den digitale portalen på MittVarsel.no kan det tilrettelegges for både personlig og anonym varsling.
Arbeidsgiver har to sentrale plikter i forbindelse med varslingsprosessen: en aktivitetsplikt og en omsorgsplikt. Disse har grunnlag i arbeidsmiljøloven § 2 A-3 og § 2 A-4. Aktivitetsplikten går ut på at arbeidsgiver skal behandle og undersøke alle varsler innen rimelig tid, og dersom det foreligger et kritikkverdig forhold må arbeidsgiver få slutt på det. Omsorgsplikten går ut på at arbeidsgiver skal sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø der ingen arbeidstakere blir utsatt for negative reaksjoner dersom de varsler om kritikkverdige forhold.
I tillegg til at disse pliktene er lovpålagte, kan gode rutiner for varsling bidra til å forebygge nye kritikkverdige forhold, som er gunstig for enhver bedrift. Derfor burde alle bedrifter har en innarbeidet rutine for behandling av varslingsaker. I den forbindelse har vi i MittVarsel utarbeidet en anbefalt rutine for varsling:
1. Risikokartlegging og tilrettelegging
Det er anbefalt å foreta en tidlig risikokartlegging som kan avdekke om ansatte kjenner til kritikkverdige forhold i organisasjonen. En slik kartlegging vil kunne si noe om hvilken risiko det er for at ulike typer kritikkverdige forhold kan oppstå. Resultatet fra risikokartleggingen kan tjene som grunnlag for å utarbeide organisasjonens etiske retningslinjer. Sammen med andre normer og regler vil de etiske retningslinjene danne et grunnlag for organisasjonens varslingsrutiner.
2. Valg av saksbehandler
Når et varsel mottas, bør det være klarlagt noen få betrodde saksbehandlere som undersøker varslingssaken i organisasjonen. Saksbehandlerne kan eksempelvis være fra HR-avdelingen, verneombudet, administrerende direktør eller personer fra styret.
Dersom saksbehandlingen gjøres gjennom den digitale portalen på MittVarsel.no, kan ulike personer i organisasjonen tildeles ulike roller i varslingssaken, med ulik tilgang til sakene. Ved å benytte disse funksjonene kan man foreta en gjennomtenkt rollefordeling, som er egnet til å ivareta prinsippene om konfidensialitet og habilitet under saksbehandlingsprosessen.
Her kan det velges mellom tre ulike roller: administrator, ansvarlig saksbehandler og lesebruker. Administratorene har full tilgang til alle saker i varslingsportalen, mens saksbehandlerne har bare tilgang til de sakene de får tildelt av administrator, eller som sendes direkte til dem fra varsleren. Lesebrukere får innsyn til en enkelt sak, men får ikke adgang til å kommunisere eller delta i selve saksbehandlingen. På den måten kan lesebrukerfunksjonen benyttes der det er behov for ekstern rådgivning eller kompetanse, men selve saksbehandlingen skal skje internt.
3. Undersøkelse av saken og innhenting av informasjon
Etter at en ansvarlig saksbehandler har blitt tildelt en sak, må vedkommende fremskaffe informasjon om saken ved å intervjue de berørte partene. Det kan være en fordel å intervjue varsleren før den omvarslede kalles inn til intervju. Andre parter som kjenner til saken eller som har innsigelser kan også med fordel intervjues for å kartlegge situasjonen best mulig.
Verken varsleren eller andre ansatte i organisasjonen skal ha innsyn i saksbehandlingen. Den det varsles på har imidlertid rett til å komme med sin versjon av saken. De har derfor krav på å se innholdet i varselet slik at de kan forsvare seg. Det må likevel presiseres at den omvarslede ikke har krav på innsyn i saksbehandlingsprosessen, men bare informasjon om selve varselet. Dette følger av personopplysningsloven § 16 e, som bestemmer at retten til innsyn ikke gjelder tekst som utarbeides for intern saksforberedelse.
4. Avvisning av en varslingssak
I enkelte tilfeller kan saksbehandleren velge å avvise saken, og dermed unnlate å starte saksbehandlingsprosessen. Dette er først og fremst relevant dersom saken ikke omhandler et kritikkverdig forhold.
Et kritikkverdig forhold er et forhold som er i strid med lov, med skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller med etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet jf. Arbeidsmiljøloven § 2 A-1. Dette kan være forhold som innebærer fare for liv eller helse, fare for klima eller miljø, korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø eller brudd på personopplysningssikkerheten.
Derimot vil ytringer som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold normalt ikke regnes som kritikkverdige forhold i forbindelse med varsling. Eksempler på arbeidstakers eget forhold som ikke omfattes av varslingsreglene er personalkonflikter, faglige eller politiske ytringer og generell misnøye med arbeidsplassen.
I andre tilfeller kan det være aktuelt å avvise en varslingssak på bakgrunn av informasjonsmangel.
Utgangspunktet er som nevnt at arbeidsgiver har en aktivitetsplikt, og denne omfatter plikten til å hente inn informasjon i behandlingen av varlingssaker. I enkelte tilfeller vil imidlertid anonyme innsendere angre på varslingsprosessen etter at varselet er mottatt. Ved anonym varsler vil ikke saksbehandleren kunne kalle inn til møter eller undersøke saken nærmere uten aktiv medvirkning fra varsleren via portalen. Hvis saksbehandleren etterspør ytterligere informasjon, og det går lang tid uten noen tilbakemelding fra den anonyme innsenderen, kan det være grunn til å avvise saken på bakgrunn av informasjonsmangel.
5. Konklusjon: medhold eller ikke medhold
Etter saken er undersøkt skal saksbehandler konkludere i spørsmålet om det er snakk om et kritikkverdig forhold eller ikke. Dersom det er avdekket et kritikkverdig forhold skal det iverksettes tiltak som sørger for at forholdet opphører. Den omvarslede må da få informasjon om de konsekvenser tiltakene vil medføre, i henhold til organisasjonens etiske retningslinjer eller varslingsrutiner. I tillegg bør de andre involverte partene få en tilbakemelding på sakens utfall, når saken er ferdig behandlet.
6. Etter saken er avsluttet: intern evaluering
Etter saken er avsluttet bør organisasjonen evaluere varslingsprosessen. Var organisasjonen godt nok forberedt på å håndtere denne saken? Var dette noe vi var oppmerksomme på at kunne skje da vi jobbet med risikokartlegging? For å unngå tilsvarende saker i fremtiden kan virksomheten benytte erfaringen til å oppdatere etiske retningslinjer og varslingsrutiner.
